Например:

"Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке.
Например:

"Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются разновидности документов, из которых будет формироваться дело.
Например:

"Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам ".

Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Например:

"Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга и документы к ним".

Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций.
Например:

"Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".

Для внутренних документов используется краткое название организации либо структурного подразделения или приводится общее видовое название:

"Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

При указании в заголовке дела корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

"Переписка с Росархивом о...";
"Переписка с международными организациями о...".

Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:

"Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров".

Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

"Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства".

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2006 год".

В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

"Бизнес-планы на октябрь-декабрь 2006 года";
"Сводный баланс доходов и расходов за II квартал 2006 года".

Если в деле группируются статистические формы, то в заголовке дела указывается их номер :

"Личные карточки ".

В заголовке дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:

"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга. Копии".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Третья графа "Количество единиц хранения" заполняется в конце календарного года.
В четвертой графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Росархива от 06.10.2000 .
При включении в номенклатуру дел заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в Перечне, срок их хранения устанавливается Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета по представлению экспертной комиссии Администрации Губернатора Санкт-Петербурга .
Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение, месте хранения и др.
По окончании года в утвержденную номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в соответствующем году в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, составляется по форме согласно приложению 20 к Инструкции.

12.2. Формирование дел

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов .
Дела в структурных подразделениях формируются децентрализованно, то есть в структурных подразделениях - управлениях, отделах, секторах и т.д.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
2. В дело включается один экземпляр каждого документа.
3. Каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
4. В дело помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовку дела по номенклатуре дел.
5. В дело группируются документы одного календарного года .
6. Дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.
7. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или в алфавитном порядке .
8. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
9. В дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении и т.п.
10. При необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая и подшивается в дело.
11. При оформлении дел запрещается использовать фломастер, цветовыделитель, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА.
12. Не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

12.3. Группировка отдельных категорий документов

При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:
1. Нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
2. Положения, инструкции, правила и другие документы, являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.
3. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела их располагают по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу , формируются отдельно.
4. Постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.
5. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака . Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились . Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний могут формироваться в отдельные дела.
6. Переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускается разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дело документов, подлежащих возврату.
7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, подшивается в дело 2004 года, а не 2005 года; план на 2006 год, составленный в 2005 году, - в дело 2006 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.
8. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы Правительства Санкт-Петербурга и их заявления и жалобы по личным вопросам. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке.
9. Документы подведомственных организаций , поступающие в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям.
10. Договоры, соглашения при отсутствии срока окончания договора формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций.
11. Законченные в делопроизводстве личные дела формируются на каждое лицо, замещавшее государственную должность Санкт-Петербурга, или лицо, замещавшее должность государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга , отдельно, документы группируются в следующей последовательности:
опись документов, имеющихся в личном деле;
собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
дополнение к анкете;
автобиография;
копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания;
сведения о полученных доходах и принадлежащем на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера;
справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы;
справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;
медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий;
документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы ;
письменное заявление о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга или о поступлении на государственную гражданскую службу Санкт-Петербурга и назначении на должность гражданской службы;
копия акта о назначении на государственную должность Санкт-Петербурга или о поступлении на государственную гражданскую службу Санкт-Петербурга и назначении на должность гражданской службы;
экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
копии документов воинского учета ;
копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;
копии приказов о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга;
копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга ;
копии решений о поощрении и о наложении дисциплинарного взыскания ;
копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
заявление об освобождении от государственной должности Санкт-Петербурга или от должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении с государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;
копия акта об освобождении от государственной должности Санкт-Петербурга или от должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении с государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;
копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
копия запроса о передаче личного дела в случае назначения на иную должность в другом государственном органе;
лист ознакомления с личным делом;
лист-заверитель дела.
К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления.
12. Законченные в делопроизводстве личные дела работников, замещавших должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга , личные дела помощников депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также личные дела помощников членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации формируются отдельно, документы группируются в хронологической последовательности.
13. Личные карточки на уволенных работников формируются в дело по году увольнения, внутри дела - по фамилиям в алфавитном порядке. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела.
14. Лицевые счета по заработной плате формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Лицевые счета внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности лицевых счетов необходимо в конце календарного года делать распечатку единого лицевого счета за полный календарный год отдельно на каждого работника . Запрещается формирование дела с использованием ежемесячных расчетных листков взамен единого лицевого счета.
15. Трудовые книжки хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в отдел документационного обеспечения Секретариата дел с документами постоянного и долговременного хранения их необходимо переформировать в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.

12.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в отдел документационного обеспечения Секретариата для дальнейшего хранения. Порядок и сроки приема документов согласовываются с отделом документационного обеспечения Секретариата.
Дела временного хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту работниками этих структурных подразделений в установленном порядке.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, и включает следующее:
проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Подготовленные к сдаче дела постоянного хранения и по личному составу проверяются работником отдела документационного обеспечения Секретариата. Все выявленные при приеме недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены работником структурного подразделения, сдающим дела.

12.5. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов постоянного хранения и документов по личному составу в структурных подразделениях осуществляется членами ЭК и работниками структурных подразделений для установления научной, исторической и практической значимости документов.
Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:
отбор документов постоянного хранения для подготовки к передаче в отдел документационного обеспечения Секретариата для дальнейшего хранения;
отбор документов временного хранения , подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек .
Отбор документов постоянного хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсограммы, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного хранения и дел по личному составу, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

12.6. Оформление дела

Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению работниками структурных подразделений перед их передачей на хранение в отдел документационного обеспечения Секретариата.
Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:
переплет дела;
составление внутренней описи документов согласно приложению 21 к Инструкции ;
нумерация листов дела;
составление листа-заверителя дела согласно приложению 22 к Инструкции;
оформление обложки дела.
Все листы дела, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу . Использование чернил или цветных карандашей при нумерации листов дела запрещается.
При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а; 1б.
В случае большого количества ошибок проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
Лист-заверитель составляется в конце дела на отдельном листе. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела , а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается в конце дела за верхнюю часть листа, на внутренней стороне обложки.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа.
Сложенный лист формата A3, A2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке.
Лист с наглухо наклеенными документами нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы , то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
При наличии в деле невостребованных личных документов эти документы вкладываются в конверт.
Внутренняя опись документов в деле составляется для учета документов постоянного и временного хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации , а также для учета дел постоянного и временного хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем описи. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документа, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и новый лист-заверитель.
Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно от остальных документов и в листе-заверителе указываются через знак "".
Дела временного хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Документы, составляющие дело, подшиваются через четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления должны быть удалены из дела.
Дела постоянного хранения и дела по личному составу должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

12.7. Оформление обложки дела

Обложки дел постоянного, временного хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме согласно приложению 23 к Инструкции.
На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:
наименование организации ;
наименование структурного подразделения, где оформлялось дело;
индекс дела;
номер дела по годовому разделу сводной описи;
заголовок дела;
дата дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела.
Наименования организации и структурного подразделения приводятся полностью в именительном падеже. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество в именительном падеже.
На обложке дел постоянного хранения и дел по личному составу предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут приняты на государственное хранение дела Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию на обложке дела указывается новое наименование этой организации , а прежнее наименование организации заключается в скобки.
При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома.
Например:

"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга, N 1-100, т. 1".

На обложке дела указывается дата дела - год заведения и окончания дела в делопроизводстве.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.
Например:

09.04.2005

Даты дела не указываются на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию , для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов , проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов и распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено, а не даты издания приказов о приеме и увольнении.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
Например:

[не ранее 2001 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.]; [не ранее 25] июня 2003 г.; 15 [января] 2002 г.; 16 августа [1999 г.]; [22 сентября 2003 г.?].

Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, черными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.
Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

12.8. Составление и оформление описей и актов

Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи.
Опись - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, предназначенный для учета и раскрытия их содержания.
Описи составляются отдельно на следующие виды дел:
дела постоянного хранения;
дела временного хранения;
дела по личному составу.
Описи дел структурных подразделений составляются работниками этих структурных подразделений в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел документационного обеспечения Секретариата, а второй экземпляр остается в структурном подразделении.
При составлении описи необходимо учитывать следующие требования:
1. Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.
2. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером . Если дело состоит из нескольких томов , то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
3. Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и заголовку дела в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, сначала полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", другие сведения указываются полностью. На каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется.
4. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годового раздела описи дел за последующие годы делается ссылка: "документы за данный год см. также в разделе описи за ...год, дело N...", которая помещается после последнего заголовка в описи. Эта особенность оговаривается в предисловии к описи.
5. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи .
6. Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д.

12.8.1. Опись дел постоянного хранения

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению 24 к Инструкции.
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в соответствующий годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.
К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и о структуре Администрации Губернатора Санкт-Петербурга за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы описи; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.
Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу.
В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений , названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели .
Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.
После утверждения годового раздела Экспертно-проверочной методической комиссией Центрального государственного архива Санкт-Петербурга опись утверждается вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, затем первый экземпляр описи передается в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга , а остальные экземпляры остаются в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению 25 к Инструкции.
Законченная опись вместе с титульным листом переплетается.

12.8.2. Опись дел временного хранения

В годовой раздел сводной описи дел временного хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях.
Порядок внесения заголовков в годовой раздел указанной описи дел временного хранения аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.
Годовой раздел сводной описи дел временного хранения составляется по форме согласно приложению 26 к Инструкции.
При необходимости к годовому разделу указанной описи составляются оглавление, список сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел временного хранения составляется в двух экземплярах.

12.8.3. Опись дел по личному составу

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 27 к Инструкции. Порядок заполнения граф в указанной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются с учетом следующей последовательности:
приказы по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;
невостребованные трудовые книжки ;
акты о несчастных случаях.
Указанные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела, личные карточки вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, личная карточка и систематизируются по алфавиту.
На личные дела государственных гражданских служащих составляется отдельная опись.
После личных дел в опись включаются документы о приеме-передаче личных дел уволенных в год составления описи . Документы о приеме-передаче личных дел формируются в хронологическом порядке по дате выдачи личных дел. В опись личных дел включаются документы о приеме-передаче личных дел без указания количества листов в деле, так как это дело будет окончательно закрыто и пронумеровано только при сдаче его на государственное хранение. Особенности формирования документов приема-передачи личных дел оговариваются в предисловии к описи. При отправке личных дел почтовым отправлением к личному делу составляется сопроводительное письмо с двумя экземплярами акта приема-передачи, один из которых должен быть возвращен после подписания его запрашиваемой организацией. Личные дела отправляются ценным письмом с уведомлением о вручении.
Независимо от того, что личные дела хранятся в течение десяти лет в Управлении кадров и государственной службы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, опись личных дел представляется в ЦГА Санкт-Петербурга на согласование через три года после увольнения государственных гражданских служащих.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется в трех экземплярах, подписывается составителем описи и работником Управления кадров и государственной службы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, согласовывается с ЭПМК ЦГА Санкт-Петербурга и утверждается вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
При необходимости проведения справочной работы документы хранятся в структурных подразделениях.

12.8.4. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

При обнаружении утраты документов в структурном подразделении организуется розыск данных документов работниками указанного структурного подразделения. Если розыск не даст результатов, то работники структурного подразделения, в котором обнаружена утрата документов, составляют акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, утверждаемый вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Администрации Губернатора Санкт-Петербурга. Акт оформляется согласно приложению 28 к Инструкции в четырех экземплярах.

12.8.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

После составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу производится отбор документов с истекшими сроками хранения для уничтожения.
Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, находятся в структурных подразделениях до истечения срока хранения, после чего самостоятельно уничтожаются работниками этих структурных подразделений по акту, который согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения Секретариата, оформляется согласно приложению 29 к Инструкции и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2004 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2010 года.

12.9. Порядок выдачи дел и использования документов, находящихся на хранении

Исходя из целей работы с документами дела выдаются:
во временное пользование работникам структурных подразделений;
во временное пользование представителям других организаций.
Выдача находящихся на хранении дел во временное пользование работникам структурных подразделений производится на основании письменного запроса, подписанного руководителем структурного подразделения. Выдача дел без запроса не допускается.
Выдача дел работникам структурных подразделений для подготовки и выдачи справок по запросам организаций, учреждений, предприятий и граждан производится под роспись в карте-заместителе дела.
Выдача дел во временное пользование представителю другой организации производится на основании письма данной организации с разрешения вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и оформляется актом о выдаче дел во временное пользование согласно приложению 30 к Инструкции, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в подразделении, где хранятся документы, другой экземпляр выдается получателю.
При выдаче дела постоянного хранения, дела по личному составу на место выданного дела вкладывается карта-заместитель дела, которая оформляется согласно приложению 31 к Инструкции.
Выдача заверенных копий документов, находящихся на хранении в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, производится только по письменному запросу, подписанному руководителем структурного подразделения или его заместителем. Структурные подразделения могут выдавать копии только тех документов, автором которых является Администрация Губернатора Санкт-Петербурга. Заверенная копия документа выдается под роспись. При выдаче копии документа в деле делается отметка на листе выданных документов, оформленном согласно приложению 32 к Инструкции.
Учреждениям, организациям, предприятиям выдаются официально заверенные копии документов в одном экземпляре на основании письменного запроса только по вопросам, затрагивающим интересы обратившейся за заверенной копией организации, если нет установленных ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах.
На основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, граждан - на основании заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов, сотрудники структурных подразделений выдают необходимые справки по документам, сформированным в этих структурных подразделениях, независимо от места их хранения. Справки составляются на основании документов, относящихся к вопросу заявления.
В справках приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справках выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в текстах справок при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращенных названий.
К справкам могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
При отсутствии документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо, в котором указываются причины отсутствия документов и даются необходимые рекомендации, куда следует обратиться за справкой.
Справки и копии заверенных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом. Справки и копии заверенных документов могут выдаваться под роспись на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством. Получатель справки или копии заверенных документов расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в деле, с указанием данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя.
Гражданам предоставляется возможность ознакомиться в секторе приема граждан с копиями документов, непосредственно затрагивающих права и свободы граждан, если нет установленных ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах.

12.10. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и ее структурных подразделений

12.10.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов при ликвидации или реорганизации Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и упразднении или преобразовании ее структурных подразделений регулируется правовыми актами.
12.10.2. При ликвидации Администрации Губернатора Санкт-Петербурга: документы постоянного хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в ЦГА Санкт-Петербурга по акту приема-передачи документов на постоянное хранение, оформленному согласно приложению 33 к Инструкции;
документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга" по акту приема-передачи;
документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи.
Передача документов осуществляется ликвидационной комиссией. В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга.
12.10.3. При упразднении или преобразовании структурного подразделения: документы постоянного хранения должны быть переданы в отдел документационного обеспечения Секретариата по акту приема-передачи документов, оформленному согласно приложению 34 к Инструкции;
документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы при упразднении - в отдел документационного обеспечения Секретариата, при преобразовании - другому структурному подразделению в соответствии с его компетенцией по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов, оформленных отдельно за каждый год;
документы с истекшими сроками хранения должны быть уничтожены работниками упраздненного структурного подразделения в установленном порядке.





Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки.
3. Дайджесты прессы , обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.
4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.
5. Документы без подписи, а также документы, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.
6. Документы с пометкой "лично".
7. Копии счетов на оплату.
8. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.





Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. Акты .
2. Задания .
3. Инструкции .
4. Номенклатуры дел.
5. Нормативы .
6. Описи дел.
7. Отчеты .
8. Перечни .
9. Планы .
10. Положения .
11. Программы .
12. Расценки на производство работ.
13. Сметы .
14. Структура и штатная численность.
15. Штатные расписания и изменения к ним.
16. Уставы организаций.
17. Формы унифицированных документов.
18. Тарифные ставки.





Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ОТТИСК ПЕЧАТИ
С ИЗОБРАЖЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИЛИ ГЕРБА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

1. Акты .
2. Доверенности .
3. Договоры и соглашения .
4. Задания .
5. Заявления .
6. Командировочные удостоверения.
7. Описи дел.
8. Представления и ходатайства .
9. Письма гарантийные .
10. Поручения .
11. Учредительные документы организаций.
12. Реестры .
13. Сметы расходов.
14. Справки .
15. Спецификации .
16. Удостоверения.
17. Штатные расписания и изменения к ним.





Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

--
Ссылка на регистрационный номер и дату документа 11
--